Huishoudelijk reglement

Artikel 1 – Voorwerp

1.1.

Het reglement is van toepassing op het café, de zaal en de aangrenzende tuinen, gelegen te 9041 Gent (Oostakker), Bredestraat nr. 26.

1.2

Het café en de zaal kunnen gezamenlijk of afzonderlijk gehuurd worden. Bij de zaal hoort de minituin. De maxi tuin kan enkel gehuurd worden bij de zaal. Het café beschikt over een kickertafel en sjoelbak.

Bij het huren van het café, de zaal, de mini- en maxituin horen ook de trampoline , de pingpongtafel en de gocarts.

1.3

Het café heeft een maximum capaciteit van 25 personen zittend. Staand: maximum 35 personen.

De zaal heeft een maximum capaciteit van zittend 55 personen. Staand: maximum 63 personen.

De gebruiker is gehouden de maximum capaciteit te respecteren. Indien dit niet gerespecteerd wordt kan de verhuurder het event stopzetten en/of schadevergoeding eisen. Dit kan ook gecontroleerd worden door de Stadsdiensten.

Artikel 2 – Reservatie

2.1

Reserveren kan enkel via het online reserveringssysteem op de website www.zaal-huren-gent.be.

De aanvraag vermeld:

• Naam en adres van de verantwoordelijke inrichter van de activiteit;
• Gsmnummer van de verantwoordelijke inrichter van de activiteit (betreft het nummer waarop de verantwoordelijke gedurende de volledige huurperiode bereikbaar is);
• Aard van de activiteit;
• Aanvangsuur en vermoedelijke einduur;
• Verwacht aantal personen;
• Keuzelijst -> drank-catering-bediening-…

De huurder mag de ruimtes alleen gebruiken voor de activiteit waarvoor ze worden gehuurd. Onderverhuur is niet toegestaan.

2.2

De reservatie is pas geldig als de huurder akkoord gaat met het huishoudelijk reglement, hij een bevestiging van reservatie heeft ontvangen en hij de huurprijs & waarborg tijdig betaald heeft. Waarborg onmiddellijk te betalen na goedkeuring reservatie, de huur ten laatste vijf weken voor de start van het event.

2.3

Reserveren kan:

• Voor een losstaande activiteit: 1 jaar vooraf en ten laatste 14 dagen voor de activiteit.
• Voor wekelijks terugkerende activiteiten in het kader van een jaarprogramma van bv. een plaatselijke vereniging: 1 jaar vooraf aan de start van het jaarprogramma en ten laatste 2 maanden voor de start van het jaarprogramma.

Uitzonderingen kunnen enkel via het inlichtingenformulier en in fase van beschikbaarheid.

2.4

Bij annulatie, door de huurder, van de geplande activiteit heeft de huurder recht op een terugbetaling van 50% van de huurprijs, indien de reservatie 28 kalenderdagen vóór de geplande datum wordt geannuleerd.

Bij annulatie, door de huurder, van de geplande activiteit, minder dan 28 kalenderdagen vóór de geplande datum, heeft de huurder geen recht meer op terugbetaling van de huurprijs.

2.5

Het verschuiven van een activiteit kan worden toegestaan, mits beschikbaarheid van de gereserveerde ruimte. Indien er reeds kosten werden gemaakt door de verhuurder, zullen deze worden aangerekend aan de huurder.

2.6

De verhuurder kan, ingeval van overmacht, de verhuring annuleren. De huurder zal onmiddellijk hiervan in kennis gesteld worden. De huurder kan hierbij geen aanspraak maken op een schadevergoeding. De betaalde huurprijs en de waarborg wordt, in voorkomend geval, terugbetaald.

2.7

Als de aard van de activiteit niet overeenstemt met de vermelding op de aanvraag kan de verhuurder de verhuring annuleren. Het betaalde huurbedrag wordt dan niet terugbetaald. Als na verloop van de activiteit blijkt dat deze niet volgens de aanvraag was, blijft de waarborgsom eigendom van de verhuurder.

Artikel 3 – Huurprijs & Waarborg

3.1

De huurprijzen van de verschillende ruimtes bedragen als volgt:

• Café: 130,00 euro/dag
• Zaal: 180,00 euro/dag met mini-tuin
  • optie bij zaal: maxi-tuin: extra 90,00 euro/dag. All-in incl. speelgerief: 400,00 euro/dag

In bepaalde gevallen (vergadering, workshop, rouwmaaltijd,..) kunnen de ruimtes eveneens gehuurd worden per uur, met een minimum duur van 2u. De huurprijs bedraagt in voorkomend geval 15,00 euro/uur.

3.2

De huurder dient een huurwaarborg te storten van 200,00 euro na goedkeuring van de reservatie.

De huurprijs van de ruimte dient ten laatste 2 maand voor aanvang van het event betaald te worden. Afrekening van extra opties uit de keuzelijst (drank, catering, …) worden na afloop onmiddellijk verrekend.

Bekijk hier alvast onze keuzelijst. Ter voorbereiding kunnen jullie dit document reeds invullen en doorsturen.

Na controle houdt de verhuurder zich eraan de huurwaarborg binnen de 7 werkdagen terug te storten, behoudens vastgestelde schade zoals bepaald onder artikel 6.2.

De vastgestelde schade zal in voorkomend geval afgehouden worden van de huurwaarborg, onverminderd het recht van de verhuurder om de werkelijk geleden schade, indien deze het bedrag van de huurwaarborg zou overschrijden, in te vorderen.

3.3

Boekingen voor wekelijks terugkerende activiteiten dienen voorafgaand afgerekend te worden in 2 maandelijkse termijnen.

3.4

Ter plaatse is aanwezig:

– Klein kuismateriaal: veegborstel, vuilnisblik, aftrekker, dweil, emmer.

– Toiletbenodigdheden: zeepdispenser, handdoekdispenser, toiletpapier, toiletborstel en vuilnisbakjes; Ook een mini wc bril is aanwezig voor de kleintjes.

– Op aanvraag kan je gratis het speelmateriaal verkrijgen:

pingpongpaletten (4 stuks) en pingpongballetjes (4 stuks), puzzels, gezelschapsspel.

Artikel 4 – Aansprakelijkheid & Verantwoordelijkheid

4.1

De verhuurder is verzekerd tegen burgerlijke aansprakelijkheid. De huurder blijft aansprakelijk tegenover derden en tegenover om het even welk gezagsorgaan, bestuur of instantie: bijvoorbeeld voor het betalen van taksen, accijnzen, extra belastingen en verzekeringen, extra auteursrechten (SABAM), milieuoverlast, het bekomen van de nodige vergunningen, … (info bij FAQ pagina)

4.2

De huurder dient de normen i.v.m. brandveiligheid en Vlarem (geluidshinder) te respecteren en zorgt dat deze worden nageleefd. Ten aanzien van de omgeving wordt gevraagd om hoge geluidsniveaus te vermijden.

4.3

Er is een stedelijke goedkeuring om het sluitingsuur tot na 01:00uur te laten gelden. Hiervoor betaalt de verhuurder een jaarlijkse extra belasting aan Stad Gent.

Er is ook een OVERLASTAFSPRAAK met de Stad Gent goedgekeurd. Hierbij engageert de verhuurder én de huurder zich om het pand als een “goede huisvader” te gebruiken. De huurder is verantwoordelijk dat de voordeur steeds dichtgedaan wordt, dat de ramen aan de straatkant gesloten blijven na 21 uur en dat de genodigden gevraagd worden om de rust op de straat te respecteren. De huurder kan zelf uitzonderingen aanvragen aan de bevoegde instanties (Stad – Politie – Brandweer) als hij dit wenst te overschrijden.

4.4

De huurder mag op eigen risico en kosten materiaal binnenbrengen in de gehuurde ruimtes. De verhuurder is niet verantwoordelijk voor het verlies, diefstal of beschadigingen van dit materiaal. Na het verstrijken van de huurperiode dient de huurder het binnengebrachte materiaal dadelijk te verwijderen. Ingeval van nalatigheid door de huurder, behoudt de verhuurder zich het recht toe het binnengebrachte materiaal te verwijderen, voor rekening van de huurder.

Artikel 5 – Bijzondere voorwaarden

5.1

De huurder verplicht zich ertoe het materiaal terug te plaatsen in de positie van de opstellingsplannen die uithangen in de zalen. (zie foto)

5.2

De huurder verplicht zich ertoe alle aangebrachte decoraties te verwijderen. Ook de kleine restjes kleefband aan tafels, stoelen, muren… Het is ten strengste verboden de ramen, deuren, muren, panelen, vloeren enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen. Er mag geen enkel hechtmiddel worden gebruikt. Enkel kerstbalhaakjes kunnen tussen de plafondlatten bevestigd worden.

Decoraties mogen enkel aangebracht worden op de daarvoor voorziene plaats. Aan het plafond zitten er in de hoekjes enkele haakjes waar iets aan vast kan gehangen worden. Zie foto’s.

Het café beschikt over een krijtbord, hetgeen vrij gebruikt mag worden door de huurder. Krijtjes zijn ter plaatse aanwezig. Het krijtbord wordt na gebruik steeds netjes afgewassen.

5.3

De huurder houdt zich eraan de gehuurde ruimtes, de toog, de tafels en stoelen netjes achter te laten. De tafels en stoelen worden grondig afgewassen, ook de zijkanten. Alle afwas is gedaan en ligt terug op de juiste plaats. Indien dit niet het geval is wordt hiervoor 30,00€ van de waarborg afgehouden. De gehuurde ruimte dient geborsteld te zijn. De gebruikte koelkasten moeten leeg en schoongemaakt zijn. Zoniet wordt hiervoor ook 30€ van de waarborg gehouden. De electriciteit blijft aanstaan! BEHALVE: de extra frigo’s in het keukentje en de ijsdiepvries worden afgezet.

De verwarming van het café is apart van de zaal. Ze dienen dus beiden uitgeschakeld te zijn (zie foto’s) De aerco in het café wordt ook uitgeschakeld op het einde van de huur. De ramen en deuren moeten worden gesloten. Indien de verwarming toch blijft aanstaan wordt hiervoor 80€ van de waarborg gehouden.

5.4

Het gebruik van open vuren, vuurwerk is verboden. Het gebruik van kaarsen is enkel toegestaan in glazen houdertjes. Er zijn kleine glazen houdertjes en twee grote kaarshouders ter plaatse beschikbaar. De huurder zorgt zelf voor kaarsjes of kan deze aankopen bij de verhuurder.

5.5

De huurder heeft de keuze ivm afval: ofwel neemt de huurder zijn afval mee, ofwel kan hij een bedrijfsafvalzak aankopen 5,00€ per zak en deze dichtgeknoopt achterlaten in de garage. PMD zak kan verkregen worden aan 3,00€ per zak en ook in de garage achtergelaten worden. Glasafval van drank van Soet & Co worden in de daarvoor voorziene bak achtergelaten. Gebroken glas kan ook in de voorziene bak achtergelaten worden. Eigen leeggoed in glas wordt door de huurder meegenomen.

Gebruikte olie en vet van een friteuse mag niet in de gootsteen of riool gegoten worden.

5.6

Noodverlichtingen mogen nooit worden uitgeschakeld, branddeuren en -gangen mogen nooit worden geblokkeerd.

Veiligheidsvoorschriften genieten altijd voorrang op andere overwegingen. Indien de veiligheidsvoorschriften niet worden nageleefd kan de verhuurder een activiteit stopzetten.

5.7

Huisdieren zijn nergens toegelaten, behalve assistentie- en blindengeleidehonden.

5.8

In het volledige gebouw geldt een algemeen rookverbod. Dit dient te worden nageleefd door de huurder en diens genodigden/bezoekers. Bij inbreuken behoudt de verhuurder zich het recht toe een schadevergoeding aan te rekenen van 150,00 euro, onverminderd het recht de werkelijke schade te verhalen op de huurder.

Roken is enkel toegelaten op het voetpad. Er is een asbak voorzien. en in de grote tuin op bepaalde plaats.

5.9

De huurder heeft de mogelijkheid om drank te gebruiken van de verhuurder. Het betreft frisdranken, bieren, cava en koffie/thee. De prijslijst in bijlage wordt hiertoe gehanteerd.

Het is echter de huurder ook toegestaan te voorzien in eigen dranken.

De huurder zal zijn keuze hiertoe kenbaar maken bij het reserveren van de ruimte(s).

5.10

De verhuurder voorziet de mogelijkheid om samen te werken met 2 cateringbedrijven. Het is evenwel geen verplichting. De namen van de cateringbedrijven staan op de website.

5.11

Broden, broodjes, gebak en ijs dienen verplicht afgenomen te worden bij bakkerij Hemelsoet – Bredestraat 30 – 9041 Gent (Oostakker) – 09/251.01.90
Bekijk meer informatie op onze pagina Eten & Drinken.

5.12

Indien de huurder de tuin wenst aan te kleden met springkastelen e.a. kan worden samengewerkt met Hupsake.

5.13

De trampoline in de tuin heeft een max. capaciteit van 4 kinderen of 2 volwassenen. De huurder houdt zich eraan deze capaciteit te respecteren.

De trampoline mag niet met schoeisel betreden worden.

5.14

De huurder houdt zich eraan de bloemen en perken in de tuin niet te betreden.

5.15

De huurder is gehouden de verwarming en de airco te gebruiken overeenkomstig de richtlijnen ter plaatse aanwezig. (zie foto)

5.16

Het volledige gebouw is voorzien van camerabewaking. De camera’s mogen op geen enkel moment belemmerd of afgeschermd worden.

5.17

Het is verplicht om de melding dat het een privé-event betreft, duidelijk op te hangen aan het deurvenster. (zie foto)

Artikel 6 – Toegang & Controle

6.1

Het gebouw is voorzien van een sleutelkluis.

Indien één of meerdere ruimtes gehuurd worden voor 1 dag, zal de sleutel uiterlijk om 10u00 s’ochtends beschikbaar zijn in de sleutelkluis.

Indien één of meerdere ruimtes gehuurd worden voor enkele uren, met een minimum van 2 uur, zal de sleutel uiterlijk 15min. vóór aanvang van de huurperiode beschikbaar zijn in de sleutelkluis.

De huurder rapporteert de vóór zijn activiteit vastgestelde schade met foto’s via e-mail naar info@zaal-huren-gent.be

6.2

Na het beëindigen van de activiteit dient de verhuurder te worden verwittigd. Samen met de huurder zal er nazicht gebeuren van de gebruikte ruimtes. Indien schade wordt vastgesteld zal deze beschreven worden in aanwezigheid van de huurder. Het bedrag zal worden vastgesteld aan de hand van de prijslijst in bijlage en zal worden doorgerekend aan de huurder.

6.3

Afwijkingen op bovenvermelde tijdstippen kunnen steeds in onderling overleg worden afgesproken.

Onze troeven

Laten we afspreken

Benieuwd naar meer?
Neem alvast snel contact met ons op zodat wij samen de verschillende mogelijkheden kunnen bekijken.
Bij Soet&Co maken we graag tijd voor een persoonlijke aanpak bij jouw aanvraag.