Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement Soet & Co

Artikel 1 – Voorwerp

1.1.

Het reglement is van toepassing op het café, de feestzaal en de aangrenzende tuin, gelegen te 9041 Gent (Oostakker), Bredestraat nr. 26.

1.2

Het café kan apart of in combinatie met de grote zaal -mini tuin gehuurd worden.  Als optie bij de laatst genoemde kan ook de maxi tuin gehuurd worden.   De ruimte  beschikt over een kickertafel.

Bij de  huur van de maxi tuin is inbegrepen: een trampoline, een tafeltennistafel en 2 go-carts.

1.3

Het café heeft een maximum capaciteit van 30 personen.

De feestzaal heeft een maximum capaciteit van 70 personen.

De gebruiker is gehouden de maximum capaciteit te respecteren.

Artikel 2 – Reservatie

2.1

Reserveren kan enkel via het online reserveringssysteem op de website www.zaal-huren-gent.be.

De aanvraag vermeld:

• Naam en adres van de verantwoordelijke inrichter van de activiteit;
• van de verantwoordelijke inrichter van de activiteit (betreft het nummer waarop de verantwoordelijke gedurende de volledige huurperiode bereikbaar is);
• Aard van de activiteit;
• Aanvangsuur en vermoedelijke einduur;
• Verwacht aantal personen;
• Keuzelijst Extra benodigdheden (optie maxi tuin, catering bakkerij, frisdranken, bieren, koffie,…).

De huurder mag de ruimtes alleen gebruiken voor de activiteit waarvoor ze worden gehuurd. Onderverhuur is niet toegestaan.

2.2

De reservatie is pas geldig als de huurder akkoord gaat met het huishoudelijk reglement, hij een bevestiging van reservatie heeft ontvangen en hij de waarborg tijdig betaald heeft. Het huurgeld wordt ook steeds minstens maand voor event overgeschreven.

2.3

Reserveren kan:

• Voor een losstaande activiteit: 1 jaar vooraf en ten laatste 14 dagen voor de activiteit
• Voor wekelijks terugkerende activiteiten in het kader van een jaarprogramma van bv. een plaatselijke vereniging: 1 jaar vooraf aan de start van het jaarprogramma en ten laatste 2 maanden voor de start van het jaarprogramma.

Uitzonderingen kunnen enkel op telefonische aanvraag en in fase van beschikbaarheid.

2.4

Bij annulatie, door de huurder,  van de geplande activiteit heeft de huurder recht op een terugbetaling van 50% van de huurprijs, indien de reservatie 30 kalenderdagen vóór de geplande datum wordt geannuleerd.

Bij annulatie, door de huurder, van de geplande activiteit, minder dan 30 kalenderdagen vóór de geplande datum, heeft de huurder geen recht meer op terugbetaling van de huurprijs.

2.5

Het verschuiven van een activiteit kan worden toegestaan, mits beschikbaarheid van de gereserveerde ruimte. Indien er reeds kosten werden gemaakt door de verhuurder, zullen deze worden aangerekend aan de huurder.

2.6

De verhuurder kan, ingeval van overmacht, de verhuring annuleren. De huurder zal onmiddellijk hiervan in kennis gesteld worden. De huurder kan hierbij geen aanspraak maken op een schadevergoeding. De betaalde huurprijs en de waarborg wordt, in voorkomend geval, terugbetaald.

2.7

Als de aard van de activiteit niet overeenstemt met de vermelding op de aanvraag kan de verhuurder de verhuring annuleren. Het betaalde huurbedrag wordt dan niet terugbetaald. Als na verloop van de activiteit blijkt dat deze niet volgens de aanvraag was, blijft de waarborgsom eigendom van de verhuurder.

Artikel 3 – Huurprijs & Waarborg

3.1

De huurprijzen van de verschillende ruimtes bedragen als volgt:

• Café ruimte:             210,00 euro/dag
• Café ruimte + grote zaal + mini tuin: 400,00 euro/dag
• Vorige + maxi tuin:                           500,00 euro/dag

NIEUW vanaf 1/8/2023 inclusief de kuis. De huurder zorgt wel dat alle afval weg is en ook dat er grondig geveegd is.

De ruimtes kunnen eveneens gehuurd worden per uur voor verenigingen, boekvoorstellingen, workshops, …  met een minimum duur van 2u.

De huurprijs bedraagt in voorkomend geval 40,00 euro/uur.  Inclusief de kuis.

3.2

De huurder dient een huurwaarborg te storten van 200,00 euro na de online goedkeuring van de online boeking door de verhuurder. De waarborg moet  binnen de 14dagen gestort worden met vermelding familienaam huurder + datum event.

Na controle houdt de verhuurder zich eraan de huurwaarborg binnen de 14 werkdagen terug te storten, behoudens vastgestelde schade zoals bepaald onder artikel 6.2.

De vastgestelde schade zal in voorkomend geval afgehouden worden van de huurwaarborg, onverminderd het recht van de verhuurder om de werkelijk geleden schade, indien deze het bedrag van de huurwaarborg zou overschrijden, in te vorderen.

3.3

Boekingen voor wekelijks terugkerende activiteiten dienen voorafgaand afgerekend te worden in maandelijkse termijnen.

3.4

Een lijst met wat aanwezig is ter plaatste wordt gemaild naar de huurder. Dit betreft de inhoud van meubilair, inhoud bar (glazen, koffietassen,..).

Ook aanwezig zijn de  toiletbenodigdheden: zeepdispenser, roldispenser, toiletpapier, toiletborstel en vuilnisbakjes;

Ook de toebehoren speelmateriaal: pingpongpaletten (4stuks) en pingpongballetjes (4stuks).

Artikel 4 – Aansprakelijkheid & Verantwoordelijkheid

4.1

De verhuurder is verzekerd tegen burgerlijke aansprakelijkheid. De huurder blijft aansprakelijk tegenover derden en tegenover om het even welk gezagsorgaan, bestuur of instantie: bijvoorbeeld voor het betalen van taksen, accijnzen, belastingen, verzekeringen, auteursrechten (SABAM), billijke vergoeding, milieuoverlast, het bekomen van de benodigde vergunningen, …

4.2

De huurder dient de normen i.v.m. brandveiligheid en Vlarem (geluidshinder) te respecteren en zorgt dat deze worden nageleefd. Ten aanzien van de omgeving wordt gevraagd om hoge geluidsniveaus te vermijden.  Maximum 85 deibel.  Er is een geluidsmeter om te controleren.

4.3

De huurder houdt zich eraan het Stedelijk sluitingsuur van 01u00 te respecteren en vraagt zelf aan de bevoegde instanties (Stad – Politie – Brandweer) toelating als hij dit wenst te overschrijden.

4.4

De huurder mag op eigen risico en kosten materiaal binnenbrengen in de gehuurde ruimtes. De verhuurder is niet verantwoordelijk voor het verlies, diefstal of beschadigingen van dit materiaal. Na het verstrijken van de huurperiode dient de huurder het binnengebrachte materiaal dadelijk te verwijderen. Ingeval van nalatigheid door de huurder, behoudt de verhuurder zich het recht toe het binnengebrachte materiaal te verwijderen, voor rekening van de huurder.

 

Artikel 5 – Bijzondere voorwaarden

5.1

De huurder verplicht zich ertoe het materiaal terug te plaatsen in de positie van de opstellingsplannen die uithangen in de zalen.

5.2

De huurder verplicht zich ertoe alle aangebrachte decoraties te verwijderen. Het is ten strengste verboden de ramen, deuren, muren, panelen, vloeren enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen. Er mag geen enkel hechtmiddel worden gebruikt.

Decoraties mogen enkel aangebracht worden op de daarvoor voorziene plaats.

Het café beschikt over een krijtbord, hetgeen vrij gebruikt mag worden door de huurder.  Krijtjes zijn ter plaatse aanwezig.

5.3

De huurder houdt zich eraan de gehuurde ruimtes, de toog, de tafels en stoelen netjes achter te laten. Alle afwas dient te zijn afgewassen en de zaal dient gedweild te zijn. De koelkasten moeten leeg, schoongemaakt en uitgeschakeld zijn. De toiletten dienen gepoetst te zijn.

Indien de gehuurde ruimtes niet werden gepoetst zal de volledige waarborg ingehouden worden.

De verwarming dient uitgeschakeld te zijn en de ramen en deuren moeten worden gesloten.

5.4

Het gebruik van open vuren, vuurwerk is verboden. Het gebruik van kaarsen is enkel toegestaan in glazen houdertjes. Er zijn kleine glazen houdertjes en twee grote kaarshouders ter plaatse beschikbaar. Er zijn ook nepkaarsen aanwezig.

5.5

De huurder kan gebruik maken van de afvalemmers (PMD, GFT en Rest) die aanwezig zijn in de ruimtes. Glasafval dient meegenomen te worden door de huurder. Bij eetfestijnen en grotere evenementen met resten van bederfbare etenswaren vb. vis, melkproducten, … die geuroverlast veroorzaken, neemt de huurder zelf contact met IVAGO om een extra container aan te vragen.

Gebruikte olie en vet van een friteuse mag niet in de gootsteen of riool gegoten worden.

5.6

Noodverlichtingen mogen nooit worden uitgeschakeld, branddeuren en -gangen mogen nooit worden geblokkeerd.

Veiligheidsvoorschriften genieten altijd voorrang op andere overwegingen. Indien de veiligheidsvoorschriften niet worden nageleefd kan de verhuurder een activiteit stopzetten.

5.7

Huisdieren zijn nergens toegelaten, behalve assistentie- en blindengeleidehonden.

5.8

In het volledige gebouw geldt een algemeen rookverbod. Dit dient te worden nageleefd door de huurder en diens genodigden/bezoekers. Bij inbreuken behoudt de verhuurder zich het recht toe een schadevergoeding aan te rekenen van 150,00 euro, onverminderd het recht de werkelijke schade te verhalen op de huurder.

Roken is enkel toegelaten buiten. De peuken horen in de asbakken die ter beschikking staan in het café. De huurder is verantwoordelijk dit aan zijn genodigden te melden.

5.9

De huurder heeft de mogelijkheid om drank te gebruiken van de verhuurder. Het betreft frisdranken, bieren, cava en koffie/thee. De prijslijst in bijlage wordt hiertoe gehanteerd.

Het is echter de huurder ook toegestaan te voorzien in eigen dranken.

De huurder zal zijn keuze hiertoe kenbaar maken bij het reserveren van de ruimte(s).

5.10

De verhuurder voorziet de mogelijkheid om samen te werken met enkele cateringbedrijven. Het is evenwel geen verplichting. De namen van de cateringbedrijven  staan op de website.

5.11

Broden, broodjes, gebak en ijs dienen verplicht afgenomen te worden bij bakkerij Hemelsoet – Bredestraat 30 – 9041 Gent (Oostakker) – 09/251.01.90

5.12

Indien de huurder de tuin wenst aan te kleden met springkastelen e.a. kan vrijblijvend worden samengewerkt met Hupsakee.

5.13

De trampoline in de tuin heeft een max. capaciteit van 4 kinderen of 2 volwassenen. De huurder houdt zich eraan deze capaciteit te respecteren.

De trampoline mag niet met schoeisel betreden worden.

5.14

De huurder houdt zich eraan de bloemen en perken in de tuin niet te betreden.

5.15

De huurder kan gebruik maken van 4 parasols. Deze worden met voorzichtigheid verzet en na gebruik terug binnengezet bij minder goed weer of wind.

5.16

De huurder is gehouden de verwarming en de airco te gebruiken overeenkomstig de richtlijnen ter plaatse aanwezig.  Deze worden ook uitgezet na het event. Zoniet wordt een bedrag van de waarborg ingehouden.

5.17

Het volledige gebouw is voorzien van camerabewaking. De camera’s mogen op geen enkel moment belemmerd of afgeschermd worden.

Artikel 6 – Toegang & Controle

6.1

Het gebouw is voorzien van een sleutelkluis.

Indien één of meerdere ruimtes gehuurd worden voor 1 dag, zal de sleutel uiterlijk om 9u00 s’ochtends beschikbaar zijn in de sleutelkluis.

Indien één of meerdere ruimtes gehuurd worden voor enkele uren, met een minimum van 2 uur, zal de sleutel uiterlijk 15min. vóór aanvang van de huurperiode beschikbaar zijn in de sleutelkluis.

De huurder rapporteert de vóór zijn activiteit vastgestelde schade met foto’s via whatsapp naar de verhuurder 0479/708313 of via e-mail naar info@zaal-huren-gent.be

6.2

Na het beëindigen van de activiteit dient de verhuurder te worden verwittigd. Samen met de huurder zal er nazicht gebeuren van de gebruikte ruimtes. Indien schade wordt vastgesteld zal deze beschreven worden in aanwezigheid van de huurder. Het bedrag zal worden vastgesteld aan de hand van de prijslijst in bijlage en zal worden doorgerekend aan de huurder.

6.3

Afwijkingen op bovenvermelde tijdstippen kunnen steeds in onderling overleg worden afgesproken.

Onze troeven

Laten we afspreken

Benieuwd naar meer?
Neem alvast snel contact met ons op zodat wij samen de verschillende mogelijkheden kunnen bekijken.
Bij Soet&Co maken we graag tijd voor een persoonlijke aanpak bij jouw aanvraag.